هرآنچه باید درباره‌ی OneNote بدانید

آیا مدیری هستید که حجم کارهای او بسیار متنوع و زیاد است؟ پروژه‌های متعدد در شرکت دارید؟ آیا دانشجویی هستید که برای پایان‌نامه خود در حال تحقیق است؟ آیا یک تیم کوچک هستید که دوست دارید فضایی برای هماهنگی کارها و برنامه های خود داشته باشید؟ یا فعلاً در خانه هستید و قسمت عمده وقت شما به مطالعه کتابهای کاغذی یا جستجوی سایت‌های مفید و جذاب در وب می‌گذرد؟ اگر در ثبت و مدیریت اطلاعات خود مشکل دارید، وان نوت می‌تواند یکی از راهکارهای مناسب برای شما باشد.

وان نوت (OneNote) از ابزارهای خانواده مایکروسافت آفیس است. به عبارتی همزمان با نصب وورد واکسل و پاورپوینت، روی کامپیوتر شما نصب شده است. کافی است در میان برنامه‌های خانواده آفیس آن را بیابید یا Onenote را در کامپیوتر خود، جستجو کنید.

وان‌نوت (OneNote) اپلیکیشن ویژه‌ی یادداشت‌برداری است که اغلب اوقات نادیده گرفته می‌شود؛ اما شایسته‌ی توجه بیشتری است. این برنامه از امکانات کامل و پشتیبانی قدرتمندی برخوردار است و به‌خوبی با دیگر محصولات بسته‌ی نرم‌افزاری آفیس سازگار می‌شود.

اگر از رقبای این برنامه، مانند Evernote یا Todolist استفاده می‌کنید، شاید کوچ به این برنامه برایتان دشوار باشد؛ اما با درنظرگرفتن نکات این مقاله، این انتخاب برایتان دل‌چسب خواهد شد.

پس از خواندن این مقاله، به مهارت لازم برای کار با OneNote دست می‌یابید. در این مقاله خواهید خواند:

  • مقدمه: وان‌نوت چیست؟ چگونه آن را نصب کنید؟ پلتفرم‌های تحت پشتیبانی
  • اصول اولیه: نوت‌بوک‌ها، بخش‌ها، صفحات، صفحات فرعی و یادداشت‌برداری
  • نظم و سازمان‌دهی: تگ‌ها، جست‌وجو براساس تگ، فیلد جست‌وجو، ارسال وظایف به اوت‌لوک (Outlook) و مدیریت جلسات اوت‌لوک
  • امکانات پیشرفته: درج فایل‌ها، یادداشت‌های صوتی، ساخت یادداشت‌های لینک‌شده، یادداشت‌های دست‌نویس، معادلات ریاضی، اشتراک‌گذاری و همکاری، میان‌برهای صفحه‌کلید و وب‌کلیپر
  • اشکال‌زدایی: فرمت‌دهی چاپ، فرمت‌دهی متن، دلیل به‌روزرسانی‌نشدن عناوین وان‌درایو نوت‌بوک (OneDrive Notebook) و بازیابی یادداشت‌های حذف‌شده

    OneNote چیست؟

    OneNote دفترچه‌‌یادداشتی دیجیتالی است که صرف‌نظر از نوع پلتفرم، با تمام دستگاه‌ها سازگار است و امکان انتقال محتوا به موقعیت دلخواه را فراهم می‌کند.

  • از OneNote می‌توانید برای یادداشت‌برداری خواه دست‌نویس خواه تایپی، طراحی، ضبط اسکرین‌شات و ضبط صوتی استفاده کنید. ازآنجاکه OneNote بخشی از مجموعه‌ی Microsoft Office است، مجموعه‌ای از ابزارهای همکاری و اشتراک‌گذاری پروژه بین کاربران دارد.
  • OneNote پردازشگر متنی نیست و تمام صفحات شکل آزادی دارند؛ یعنی می‌توانید در جای دلخواه کلیک و تایپ‌کردن را شروع کنید. این برنامه برای تولید محتوای منتشرشدنی طراحی نشده است. اگر می‌خواهید محتوای منتشرشدنی تولید کنید، بهتر است از دیگر محصولات مایکروسافت استفاده کنید.

    دسترسی به OneNote

    بهترین بخش OneNote این است که کاملا رایگان است. برخلاف EverNote که برای استفاده از امکانات دیگر آن به پول نیاز دارید، از تمام بخش‌های OneNote به‌رایگان می‌توانید استفاده کنید.

    روش‌های متعددی برای دسترسی به وان‌نوت وجود دارد:

    • اگر اشتراک Office 365 را داشته باشید، وان‌نوت بخشی از این بسته است.
    • می‌توانید نسخه‌ای مستقل از این برنامه را از وب‌سایت OneNote دانلود کنید.
    • اگر از ویندوز ۸ یا بالاتر استفاده می‌کنید، می‌توانید نسخه‌ی اپلیکیشن جهانی را از Windows Store دانلود کنید.

      پلتفرم‌های تحت پشتیبانی

      OneNote با ویندوز، مک، اندروید، iOS و ویندوزفون سازگار است. همچنین، اپلیکیشن وب برای این برنامه وجود دارد. در‌حال‌حاضر، هیچ نسخه‌ی Chrombook یا لینوکسی برای این برنامه وجود ندارد؛ البته می‌توانید از اپلیکیشن وب برای دسترسی به سرویس‌های این پلتفرم‌ها استفاده کنید. شایان ذکر است امکانات نسخه‌ی مک به‌اندازه‌ی امکانات نسخه‌ی ویندوزی نیست.

      اصول اولیه‌ی کار با نرم‌افزار

      برای اینکه در OneNote حرفه‌ای شوید، باید به درک خوبی از اصول اولیه‌ی آن برسید. بدون دانستن اصول اولیه نمی‌توانید از بهترین امکانات آن استفاده کنید.

      نوت‌بوک‌ها

      روش اصلی سازمان‌دهی محتوا ازطریق «نوت‌بوک‌ها» اجرا می‌شود. به تعداد دلخواه می‌توانید نوت‌بوک داشته باشید. نوت‌بوک‌ها را دقیقا مانند دفترچه‌یادداشت‌های سنّتی خود درنظر بگیرید. برای مثال،فرض کنید من مدیر یک شرکت هستم که پروژه‌های مختلف تولیدی –بازرگانی را مدیریت می‌کنم. همچنین به دلیل اینکه موازی با کار، در دوره MBA هم ثبت نام کرده‌ام، عصرها به کلاس می‌روم و باید درس و مشقم را هم انجام دهم. همیشه هم این نگرانی را دارم که کار و درس، باعث نشود از زندگی خانوادگی خودم غافل شوم. شاید وان نوت بتواند ابزار خوبی باشد.

      بر اساس صورت مسئله‌ای که ما تعریف کردیم، من سه دفترچه در کیفم خواهم داشت: شرکت. درس. خانواده

      برای ساخت نوت‌بوک جدید روی File > New کلیک کنید. در این بخش، می‌توانید سند جدیدی روی کامپیوتر محلی یا روی OneDrive بسازید. OneDrive سرویس میزبانی فایل و سرویس همگام‌سازی است که به‌عنوان بخشی از سرویس‌های آنلاین آفیس ارائه می‌شود.

      اگر می‌خواهید نوت‌بوک شما روی کامپیوتر محلی ساخته شود، از دستگاه‌های دیگر به آن نمی‌توانید دسترسی پیدا کنید. بهترین گزینه ساخت نوت‌بوک روی OneDrive است. نوت‌بوک خود را نام‌گذاری کنید و دکمه‌ی Create را فشار دهید. نوت‌بوک جدید در ستون سمت چپ صفحه نمایش داده می‌شود.

onenote-2-motamem-org

وان نوت (OneNote) از من می‌پرسد که آیا دیگران هم باید در تکمیل و مشاهده این دفترچه مشارکت داشته باشند؟ در صورتی که می‌خواهم همکاران دیگرم در شرکت هم این دفترچه را ببینند، ایمیل آنها را به وان نوت معرفی می‌کنم (با کلیک روی Invite People) و در غیر این صورت  گزینه Not Now را انتخاب می‌کنم تا وان نوت بداند که «فعلاً قصد دعوت کردن دیگران به مشارکت را ندارم».

onenote-3-motamem-org

بخش‌ها (Sections)

«بخش‌ها» نقش گروه‌بندی را در نوت‌بوک ایفا می‌کنند. مانند نوت‌بوک‌ها تعداد بخش‌ها هم دلخواه است. برای مثال، فرض کنید دفتر برای دستور غذایی ساختید و در این دفتر، بخش‌هایی برای ادویه (Curry) و سالادها (Salads) و غذای مکزیکی (Mexican Food) می‌خواهید بسازید.

وقتی اولین‌بار نوت‌بوک جدید می‌سازید، OneNote بخش پیش‌فرضی به‌نام New Section 1 می‌سازد. نام این بخش را می‌توانید با دوبار کلیک‌کردن روی آن تغییر دهید. برای اضافه‌کردن بخش‌های جدید روی آیکن + در سمت راست بخش‌های موجود کلیک کنید. رنگ تب Section را با راست‌کلیک روی آن می‌توانید تغییر دهید.

 

onenote-4-motamem-org

حالا فرض کنیم می‌خواهم پروژه‌های شرکت در کشور «عراق» را به عنوان یکی از سرفصل‌های دفترچه «شرکت» تعریف کنم. از میان دفترچه‌های سمت چپ روی «شرکت» کلیک می‌کنم و با کلیک راست روی New Section 1 و انتخاب گزینه Rename نام آن را به «پروژه‌های عراق» تغییر می‌دهم.

onenote-5-motamem-org

 

با کلیک کردن روی علامت «+» که کنار New Section 1 نوشته شده می‌توانم سرفصل‌های دیگر را هم تعریف کنم. مثلاً: «مناقصه وزارت نیرو» و «استخدام نیروها».

onenote-6-motamem-org

حتمالاً شکل نهایی چیزی شبیه این خواهد بود:

 

onenote-8-motamem-org

همین کارها را هم می‌توان در مورد «دوره MBA» و «کارهای خانه» انجام داد.

حالا وان نوت (OneNote) چه امکاناتی در اختیار من قرار می‌دهد؟

برخی از قابلیت‌های وان نوت (OneNote)

✔ مدیریت زمان

ساده‌ترین قابلیت وان نوت، که البته با وجود سادگی می‌تواند کار ما را بسیار ساده کند، این است که در وان نوت، مجبور نیستید همه چیز را سطر به سطر و کنار هم بنویسید. مانند یک برگه یادداشت، می‌توانید هر جای صفحه که خواستید کلیک کنید و همانجا آغاز به نوشتن کنید.

onenote-10-motamem-org

وان نوت یک ماشین حساب بسیار ساده است. کافی است بعد از اینکه محاسبات خود را نوشتید، جلوی آن علامت مساوی بگذارید و یک بار دکمه Space را فشار دهید.

onenote-11-motamem-org

وان نوت می‌تواند صدای شما را در جلسات ضبط کند تا مجبور به یادداشت برداری نباشید. کافی است از منوی Insert گزینه Audio Record را انتخاب کنید.

onenote-13-motamem-org

در این حالت منوی زیر روی صفحه پدیدار خواهد شد:

onenote-14-motamem-org

شاید برای شما جالب باشد که وان نوت می‌تواند در میان گفتگوهایی که به زبان انگلیسی انجام می‌شود، بعداً برای شما به دنبال واژه یا جمله‌ی خاصی هم بگردد. دقیقاً به همان شکلی که جستجو در متن را انجام می‌دهد.

امکانات فرمول نویسی وان نوت هم خوب است. می‌توانید از آن برای تنظیم گزارش‌های خود استفاده کنید. کافی است از منوی بالا، گزینه Insert را انتخاب کرده و سپس در سمت راست نوار، روی آیکون Equation کلیک کنید.

 

onenote-12-motamem-org

نرم افزار وان نوت (One Note) می تواند دستنوشته‌های انگلیسی را تشخیص دهد. قابلیتی که به نام OCR شناخته می‌شود. بنابراین اگر تصویری از یک نامه یا فاکس دارید یا متنی دارید که به صورت عکس اسکن شده ذخیره شده است، وان نوت می‌تواند آن را برای شما از قالب «عکس» به قالب «متن» تبدیل کند. کافی است با کلیک راست روی متن، گزینه Copy Text From Picture را انتخاب کنید و سپس متن را در جای دیگری Paste کنید. یا اینکه با انتخاب گزینه Alt Text از وان نوت بخواهید که متن داخل تصویر را به شما نمایش دهد.

onenote-9-motamem-org

یکی دیگر از قابلیت‌های جذاب وان نوت (OneNote)، امکان ذخیره کردن بخشی از تصاویر روی صفحه نمایش کامپیوتر شما است. همان چیزی که به آن Screenshot گفته می‌شود. این کار در تمام مدتی که نرم‌افزار وان نوت روی کامپیوتر شما در حال اجراست (حتی در پس زمینه) امکان‌پذیر است. کافی است دکمه ویندوز و S و شیفت (Win+⇧ Shift+S) را همانطور که در تصویر نشان داده شده است به صورت همزمان فشار دهید. صفحه نمایش خاکستری رنگ خواهد شد و شما می‌توانید به سادگی هر بخشی از صفحه را که مورد نظر شماست انتخاب کنید. تصویر آن بخش بلافاصله به نرم‌افزار وان نوت شما منتقل خواهد شد. چنین قابلیتی، کاربرد‌های فراوانی دارد. اما شاید یکی از مهم‌ترین آنها، ثبت جستجوها و مطالب جالبی است که در هنگام وبگردی با آنها مواجه می‌شوید. به جای اینکه وقت بسیار زیادی را صرف یادداشت برداری کرده و یا تلاش کنید که لینک مطالبی را که پیدا کرده‌اید در جایی ثبت و ضبط کنید، وان نوت تصویر مطالب را برای شما نگه‌داری می‌کند تا در فرصت مناسب به بررسی و طبقه‌بندی و مطالعه دقیق‌تر آنها بپردازید.

و مهم‌تر از همه اینکه، نوشته‌های وان نوت را می‌توان با دیگران به اشتراک گذاشت. می‌توانید اجازه دهید دیگران نوشته‌های شما را ببینند. یا اینکه همزمان با شما آنها را ویرایش کنند. بنابراین می‌توانید شما و دو نفر از مدیران شرکت، دفترچه وان نوت را ببینید و ویرایش کنید و به مدیران میانی شرکت یا کارشناسان اجازه دهید که فقط صفحه را ببینند. در همین حال، می‌توانید صفحه مربوط به کارهای منزل را با همسر خود به اشتراک بگذارید. برای به اشتراک گذاری روش‌های مختلفی وجود دارد که از طریق گزینه Share در منوی File می‌توانید به همه آنها دسترسی پیدا کنید.

onenote-15-motamem-org

 


مطالب مرتبط

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *